Användningen av Excel är självklar inom många områden i handeln. Det är ett verktyg som ständigt finns där – i budgetar, lagerlistor och säljrapporter – men som tyvärr ofta används på halvfart. När någon ny funktion behövs sitter man inte sällan där och provar sig fram, med mer eller mindre slumpmässigt resultat.

Att istället gå en grundkurs för att förstå logiken bakom programmet och verkligen lära sig hur funktionerna är uppbyggda är ett sätt att ta kontroll. Även de som redan kan grunderna kan dessutom ofta lära sig mycket mer genom en fortsättningskurs och på så sätt effektivisera sitt arbete. Kurskostnaden och den nedlagda tiden betalar vanligen igen sig snabbt – flera gånger om.

Därför ger en kurs mer än att lära sig på egen hand

När man bygger upp kunskap på egen hand, lite som det faller sig, blir resultatet ofta fragmentariskt. De som är självlärda i Excel fastnar ofta i metoder som fungerar – men inte nödvändigtvis är effektiva. En strukturerad Excelkurs ger något helt annat: förståelsen blir komplett när de olika funktionerna sätts in i sin kontext och olika typer av lösningar inte bara uppenbarar sig utan även förklaras.

Moment som annars kräver timmar av googlande och trial-and-error gås igenom på minuter med konkret vägledning. Det gör att man slipper de omvägar och missuppfattningar som så ofta uppstår när man testar funktioner utan att egentligen förstå grunderna. Genomgångarna varvas dessutom med övningar som visar på sådant som behöver uppmärksammas – innan det leder till fel i de skarpa arbetsfilerna.

Genom att gå en kurs får man dessutom tillgång till det språk som används för att prata om Excel. Det gör det enklare att söka hjälp, formulera behov och kommunicera med sina kollegor. Dessutom lär man sig att hitta genvägar som ofta är svåra att få kläm på rent intuitivt. I praktiken är det inte många som använder de mest tidsbesparande funktionerna, eftersom få vet att de finns. Där gör kurserna verklig skillnad – genom att visa på alla smarta möjligheter.

Lägg grunderna i en nybörjarkurs

En nybörjarkurs i Excel brukar ta avstamp i programmets uppbyggnad och ger deltagarna de kunskaper som behövs för att kunna orientera sig bland kalkylblad, rader, kolumner och celler. Grundläggande funktioner, som att skriva formler, justera cellformat och bygga enkla kalkyler från grunden, lärs ut. Här skapas den nödvändiga förståelsen för hur Excel tolkar innehåll, till exempel vad gäller talformat och automatiska beräkningar.

Annat som vanligen ingår är listor, autofyll, sorteringsmöjligheter och filterfunktioner som ger struktur åt informationen. Genom övningar i att skapa enkla diagram får kursdeltagarna lära sig olika sätt att visualisera data. En annan viktig bit är cellformatering, som innebär att färger, ramar och typsnitt används för att skapa tydliga, läsbara dokument. Även utskriftsinställningar och sidhantering är bra att kunna hantera när man väl är tillbaka på arbetsplatsen.

Även om nybörjarkurser är upplagda för just nybörjare, så kan man ha mycket nytta av en sådan kurs trots att man kanske tycker sig ha ganska bra grepp om grunderna i Excel. Dock kan en intensivkurs på grundnivå kännas mer effektiv för dem som redan har vissa förkunskaper. Den fungerar som repetition, ger bakgrundsförståelse och lär ut nya knep.

När grunderna sitter – slipa formen med en fortsättningskurs

När baskunskaperna har varit på plats ett tag kan man ibland upptäcka att man behöver kunna arbeta mer flexibelt med sin data. Då är det läge att gå en fortsättningskurs. Den brukar introducera funktioner av typen OM-satser och LETARAD, men också lära ut hur denna typ av funktioner kan kombineras i kapslade strukturer. Målet är att deltagarna ska kunna skapa en logik i sina kalkyler som bygger på komplexa villkor och variabla parametrar.

Samtidigt kan verktygslådan breddas med tekniker för att namnge cellområden, länka information över flera ark och införa skydd där dataintegritet är viktig. Även formatlogiken kan fördjupas, till exempel genom villkorsstyrd formatering som markerar värden som avviker från förväntat.

Något annat som är väldigt bra att kunna är pivottabeller. Här handlar det inte bara om att skapa enkla sammanställningar, utan om att också förstå hur man bygger, tolkar och anpassar. Det är ett verktyg som brukar användas för att med stor kontroll kunna sortera, gruppera och analysera större informationsmängder.

Excel som systemverktyg – mer avancerade kurser

När behovet övergår från beräkningar till analys, automatisering och beslutsstöd behövs det lite mer avancerade kurser – kurser som går på djupet i funktionerna. Här är tre exempel på vanliga kursinriktningar:

Ekonomikurser:

• Scenarioplanering med alternativa utfall
• Funktioner för ränteberäkningar, avskrivningar och nyckeltal
• Text- och sökfunktioner för datamatchning
• Konsolidering av kalkylblad till sammanhängande modeller
• Visualisering med pivotdiagram
• Import och länkning av data från affärssystem eller databaser

PowerPivot och datamodellering:

• Bygg relationer mellan tabeller och skapande av datamodeller
• Använd DAX-formler för nyckeltal och periodanalyser
• Visualisera information med Power View och Power Map
• Automatisera rapporter genom länkade datakällor
• Skapa interaktiva dashboards för realtidsanalys

Makron och VBA:

• Spela in och redigera makron med relativa referenser
• Introduktion till programmeringslogik i Visual Basic Editor
• Skapa egna procedurer, formulär och användargränssnitt
• Automatisera återkommande arbetsmoment
• Integrera Excel med externa databaser via ODBC eller webbtjänster

Oavsett vilken kurs som är aktuell kan man som deltagare vara säker på att efteråt gå hem, och inte minst till arbetet, med en ny förståelse för Excel och med kunskaper som gör att man kan arbeta både bättre och effektivare.