All verksamhet, oavsett om den är kommersiell eller skattefinansierad, bygger på att det ska gå med vinst eller att man ska kunna hålla fastställda budgetramar på ett långsiktigt och uthålligt sätt. Det krävs vinst och budgetdisciplin för att kunna investera och säkerställa verksamheten, för att skapa bra, trygga och attraktiva arbetsmiljöer.

För att åstadkomma vinst eller hålla sig inom budget är det viktigt att man har en fullständig kontroll över intäkter och kostnader. Det är lätt att enbart fokusera på intäktssidan; öka försäljningen och bredda kundbasen.

Det kan upplevas som svårare och mindre angeläget att ha kontroll på kostnadsläget och företagets eller organisationens utgifter. Detta trots att det är här det finns stora vinster att göra.

Arbetstider, utlägg, materialåtgång och resor är något som alltför många företag inte har en fullgod kontroll på och det oavsett om det gäller interntid eller utdebiterbar tid. Alltför många företag arbetar helt utan administrativa rutiner eller datastöd när det gäller tider och arbetsrelaterade kostnader. Trots att det idag finns ett flertal system för tid-, kostnads- och projektredovisning via både dator och smartphone; system som är enkla, effektiva och användarvänliga. System som snabbt ger den enskilda medarbetaren en god bild av sina egna insatser och företaget ett bra underlag för utdebitering eller intern utvärdering. System som även klarar körjournal, fakturering, kontering och export av bokföringsunderlag och som underlättar den interna kontakten och kommunikationen inom företaget med hjälp av företagsinterna forum i realtid; ungefär som de sociala medier som vi så ofta använder idag.

Om en anställd missar 20 minuters utdebiterbar tid och 5 km utdebiterbar resa per dag och tiden debiteras med 375 kr/tim och 50 kr/mil, betyder det på årsbasis inte mindre än; 33 000 kr. Om det skulle gälla ytterligare fyra anställda är den förlorade intäkten 165 000 kr. Allt beroende på att företaget inte hade tillräckligt koll på kostnaderna och inte höll sina medarbetare med ett bra redovisningssystem.

Vi får de vinster vi förtjänar och om vi värdesätter kostnadskontroll lika högt som intäktsoptimering, så kan det vara riktigt goda vinster vi tjänar genom bättre utdebitering och intern effektivitet.

Låt det bli en ambition och ett löfte inför det nya året.

Lars Knapasjö, socionom och vd för en företagsgrupp inom fastigheter, förlag och IT; bl a P&K TimeApp