Ny tidredovisning sparar 100-tals timmar
Teknikmagasinets medarbetare är vana att sköta det mesta via mobilen, och därför satsade kedjan också på ett mobilt system för tidsredovisning och schemaläggning.
– Snittåldern hos våra säljare är 23 år. För dem är det naturligt att sköta det mesta via mobilen. Därför var vi ute efter att hitta ett system där vi kunde kommunicera digitalt med dem, säger Sarah Falk , personalchef på Teknikmagasinet.
När tidsredovisningen ändå behövde förbättras var det lika bra att också förbättra schemaläggningen. Teknikmagasinets ledning fastnade för Quinyx system.
Tidredovisningen var tidigare ett huvudbry för butikscheferna. De var tvungna att hålla alla regler för ob-ersättningar i huvudet för att kunna rapportera rätt lön till lönekontoret. Ofta kunde det bli fel, och därför måste alla uppgifter kontrolleras noga.
Schemaläggningen var också problematisk. Där gäller det att både försöka få butiken bemannad när kunderna är där, samtidigt som det finns ett antal arbetsrättsliga regler att förhålla sig till.
– Nu finns ob-tillägg och arbetstidsregler i systemet, så butikschefen behöver bara fylla i antalet timmar som den anställde jobbat och skriva in hur butiken ska vara bemannad. Systemet ser till att löneunderlaget blir rätt och varnar om du försöker schemalägga något som bryter mot lag eller avtal, säger Sarah Falk.
En annan stor fördel är att det blivit så mycket lättare att få kontakt med personal när luckor behöver fyllas.
– Nu kan butikscheferna se vilka som lämnat intresseanmälan för aktuell dag och har ingen anmält intresse kan man snabbt skicka ett sms till många på en gång via systemet. Den som kan jobba messar tillbaka direkt, säger hon.
Butiksmedarbetarna kan via sina mobiltelefoner också byta pass eller anmäla intresse för fler timmar.
Besparingarna är lågt räknat 400 timmar per år totalt för butikscheferna i de svenska butikerna. Dessutom har antalet löneadministratörer på huvudkontoret minskat från 4 till 3.
Nu väntar nästa steg. Teknikmagasinet kommer att införa ett budget- och prognosverktyg från samma leverantör.
– Bemanning går ofta på erfarenhet och magkänsla. Butikschefen vet på ett ungefär hur försäljningen fördelar sig över veckan, och försöker anpassa bemanningen efter det, men vi har inte tidigare haft något system där bemanning och försäljning kopplas ihop, säger Sarah Falk.
Förväntningarna är höga på de nya modulerna, som ska göra det lättare att optimera bemanningen.
– Är bemanningen för låg när kunderna kommer är det vissa kunder som vänder i dörren eftersom de inte vill vänta. Det drar ner den totala försäljningen. Är bemanningen för hög har vi förbrukat dyra arbetstimmar när de inte behövdes. Det nya sättet att mäta ger bättre träffsäkerhet i att ha rätt antal personer på plats vid rätt tidpunkt, säger hon.
Sarah Falk förklarar också att det blir lättare att jämföra olika butikers resultat.
– Det kan handla om enkla saker som att flytta på lunchraster för att göra bemanningen mer effektiv.
Införandet av ett nytt tidredovisnings- och schemaläggningssystem blev så lyckat att Teknikmagasinet blev en av finalisterna för Årets tekniska lösning i Retail Awards 2012.
Läs mer om Ny teknik i handeln i Dagens Handel nr 6.